Zaměstnanci nemohou do práce a musíte být online? Udělejte z toho výhodu

Koronavirus a karanténa donutily mnohé firmy přejít na home office a online komunikaci. Jak obrátit krizi v příležitost, a svou firmu inovovat? O tom píšeme v prvním díle našeho Průvodce pro firmy dobou po koronaviru. 

Po hospodářské krizi v roce 2008 se každým rokem očekávala další recese a zpomalení růstu ekonomiky. Zásah přišel z jiné strany a zaskočila nás krize přírodního původu způsobená virem Covid-19. Právě tato krize odhaluje mnohé o naší společnosti a je hlavním formujícím prvkem pro následující desetiletí. Nezbytná opatření vlád zmrazila ekonomiku a pro většinu firem se tak ze dne na den “přestal točit svět”. Musí se nyní přizpůsobit nejen karanténě, ale i situaci, která nastane po ní. Mluví se o tom, že ekonomika už nebude stejná. V čem konkrétně to spočívá, co mohou firmy dělat a jak k tomu přistoupit jako k šanci pro rozvoj správným směrem?

Koronavirus: nový vítr uvnitř firmy

Ekonomika nejen zamrzá, ale také se proměňuje. Rok 2020 se do dějin zapíše jako rok, kdy home office a on-line komunikace zachránily podnikání. Karanténa je obrovskou výzvou pro firmy. To, čemu se dlouhá léta bránily nebo se učily postupně zavádět, se nyní stalo realitou v podstatě ze dne na den. Argument “u nás to nejde” se protočil v “jinak to nejde”. A ti, kdo mají s fungováním home office již nějaké zkušenosti, mají obrovskou výhodu. Přechodné období totiž znamená překonání řady překážek, které některé podniky odrazovaly.

• Jak si pohlídat, aby naplnily svůj úvazek?

• Jak dohlídnout, že opravdu pracují?

• Jak organizovat zaměstnance a jejich práci?

• Jak sledovat průběžný vývoj odvedené práce?

To jsou běžné obavy firem a jejich leadrů. Vše lze však vyřešit ku spokojenosti manažerů i zaměstnanců. Jak? Zapomeňte na starou organizaci práce. Všechny otázky, které si klademe výše, jsou sice pochopitelné, ale již ze své podstaty jsou spojené s mikro managementem. A ten jak víme, nevede k samostatnosti a odpovědnosti.

Jak dosáhneme sebe-odpovědnosti u zaměstnanců

Podívejme se na firmy, které úspěšně praktikují home office nebo třeba i neomezenou dovolenou – nečiní tak pouze na základě dobrého slova. Stěžejní je předat zaměstnancům spolu s důvěrou i zodpovědnost. Není to krátký a jednoduchý proces, ale pokud se povede, není již potřeba kontrolovat, zda zaměstnanci odpracovali 8 hodin denně v kuse a oni nemusí sepisovat výkaz, co kdy dělali. Naopak. Cítí vlastní zodpovědnost za  práci, která se od nich očekává. A vy je u toho nemusíte hlídat, ale správně je motivovat. Jak? Zapojit je do rozhodování o strategických krocích a tváři firmy, všimnout si jejich unikátnosti a dát jim možnost využít svých silných stránek, naučit je time-management, vlastní organizaci práce, efektivní a srozumitelnou komunikaci, a nechat je zvolit si vlastní cestu k dosažení dohodnutého cíle.

Firemní pravidla zpřehlední situaci

Vyjasněte také hodnoty a vize firmy a buďte tak zaměstnavatelem, na kterého budou jeho lidé hrdi, a s jehož filozofií budou spojovat i filozofii svoji osobní. Pak home office nebývá problém. Stane se variantou, jak co nejefektivněji pracovat. Nebývá ani výjimkou, že zaměstnanci dokáží sami optimalizovat svůj čas a do kanceláře vlastně chodí velmi rádi. Prostě proto, že potřebují práci dělat ve firemním prostředí a chtějí mít kontakt s kolegy. Sociální izolace je totiž negativem home office.

Nyní byli do této situace všichni zaměstnavatelé vržení po hlavě a musí rychle zavádět pravidla. Nečekejte na nic a v první kroku si udělejte třeba online workshop pro manažery, jak delegovat práci. Naplánujte pravidelné týmové videokonference a místo e-mailů zvolte efektivní firemní komunikační kanál.

Být online šetří čas i finance, ale nezapomeňte na vzdělávání

Online komunikace je trochu méně náročná. Existuje řada aplikací a nástrojů, které umožňují lepší organizovanost a propojení po internetu. Mezi nimi například Skype, Zoom, Slack, Trello a mnoho dalších. Online komunikace asi nikdy nedokáže nahradit kouzlo lidského kontaktu, ovšem dnešní situace nás donutila, vyzkoušet si video hovory. Po pár takových virtuálních schůzkách člověk zjistí, že i tato forma setkávání má své přednosti.

Z více stran se ozývá, že karanténa je pro nás šance. Šance se zastavit, rozhlédnout, zpomalit a zaměřit se na něco jiného než na výkon. Zaměřit se na sebe, na rodinu, domácnost, a fungovat v takovém tempu, v jakém je nám to příjemné. V těchto dnech nám nic neuteče. Je to šance podívat se i na fungování uvnitř organizace, na spokojenost našich lidí, ohlédnout se zpět. Využijme ji i jako šanci udělat naši firmu lidštější, a zavést nové formy práce tak, abychom za několik týdnů nespadli zase do starých kolejí.

Výše zmíněné novinky ve formě home office a online komunikace nám přímo nabízí možnost, jak může mnoho firem ušetřit a rapidně snížit náklady na provoz kanceláří a cestování. Nesmíme však zapomenout, že tyto změny vyžadují investice v jiných oblastech. Mezi ty nejdůležitější patří dobrý a fungující komunikační nástroj, kvalitní proškolení zaměstnanců, mnohdy i bezpečnější firemní software. Na co nesmíme nikdy zapomenout, je vzdělávání a osobní rozvoj, které nás učí, jak sám sebe řídit a nestát se prokrastinátorem ani workoholikem. Každý má nyní šanci nastavit si svůj work-life balance podle sebe. Sám to však zvládne jen málokdo.

Nakonec nezapomeňte probrat se zaměstnanci i pár praktických otázek ohledně jejich domácí kanceláře. Ne každý má doma stejné ergonomické a technické možnosti, které jste mu zajišťovali v kanceláři, ale i v těchto bodech se dají vždy nastavit oboustranně vyhovující pravidla a podmínky.

Homeoffice a vzdálená komunikace však ani zdaleka nejsou jedinou změnou. Krize zamíchala trhem… Přečtěte si druhý díl našeho “Průvodce”. Dozvíte se jaké šance přinese pro firmy “doba po koronaviru”.